DOCSCOPE AI INC.
隐私政策
简体中文 • 英文版本为权威版本；在强制适用法律允许的范围内，语言冲突以英文版本为准。
生效日期：2026 年 8 月 28 日
1. 我们是谁以及本政策适用范围
Docscope AI Inc.（“Docscope”“我们”或“本公司”）位于加拿大不列颠哥伦比亚省列治文市。我们向企业和机构提供 AI 解决方案及 Docscope Sites 全托管网站服务。
当 Docscope 在以下情形收集、使用或披露个人信息时，本政策适用：
- docscope.ai 以及链接至本政策的其他 Docscope 运营网站或服务界面；
- 与潜在、现有或过去客户的通信；
- 为潜在客户制作的个性化 Concept 页面；
- 服务方案、订阅、账户、账单、服务交付、支持和管理；
- 在 Docscope 托管的客户网站中，由 Docscope 决定某项处理活动目的的情形；以及
- Docscope 作为客户服务提供商处理的信息，但须同时遵守第 11 条。
本政策不取代客户企业向其网站访问者提供的隐私通知。如 Docscope 仅依客户指示处理访问者信息，由客户决定收集原因，客户应主要负责提供通知及合法指示。
“个人信息”一般指与可识别个人有关的信息。与可识别个人无关的纯业务资料不属于个人信息；但根据具体情形，业务联系资料仍应获得适当保护，并可能受适用法律保护。
2. 隐私责任
Docscope 对其控制的个人信息负责，包括由服务商代表 Docscope 处理的信息。
Docscope 指定隐私负责人监督隐私合规、回应问题和投诉、协调访问或更正请求，并维护适当的隐私政策和制度。隐私负责人可通过 [email protected] 联系。
员工、承包商和服务商只有在其职责合理需要时才获得访问权限，并应保护保密信息和个人信息。
3. 我们可能收集的信息
所收集的信息取决于个人或企业与 Docscope 的互动方式以及使用的服务。
3.1 身份和联系信息
可能包括：
- 姓名；
- 工作职务或角色；
- 企业名称；
- 工作邮箱；
- 电话号码；
- 邮寄或营业地址；以及
- 偏好语言或沟通方式。
3.2 企业和网站信息
可能包括：
- 公司介绍、行业、地点、营业时间、产品、服务、菜单、价格、促销和联系方式；
- 现有网站地址、域名、社交媒体链接和公开商家页面；
- 品牌、Logo、照片、视频和其他业务素材；
- 网站目标、所需页面、功能、集成和内容指示；
- 用于制作个性化 Concept 页面或个性化服务方案的信息；以及
- 审批、修改、发布决定和服务配置。
其中部分资料可能并非个人信息，但可能与可识别的所有者、员工、代表或个体经营者相关。
3.3 服务方案、订阅和账户信息
可能包括：
- 服务方案版本、接受日期、电子接受记录和授权代表；
- 所选方案、服务范围、起算日、续订日和订阅状态；
- 账户标识符、登录记录、认证事件、访问权限和安全历史；
- 服务变更、取消、暂停和终止记录；以及
- 管理客户关系所需的记录。
3.4 付款和账单信息
可能包括：
- 账单姓名、企业、地址和邮箱；
- 发票、收据、金额、税款、折扣和付款状态；
- 交易及支付处理商标识符；
- 付款失败、拒付、争议和追收记录；以及
- 支付处理商提供的有限卡片信息，例如卡片品牌、到期状态或末四位。
Docscope 不保存完整付款卡号码或卡片安全码。相关资料由支付处理商根据其自身隐私和安全制度处理。
3.5 通信和支持信息
可能包括：
- 邮件、消息、通话记录、会议记录和联系表单内容；
- 支持请求、排障资料、截图、附件和解决历史；
- 偏好、投诉、反馈、问卷回答和服务讨论；以及
- 已发送或收到通知的记录。
3.6 域名、DNS 和技术管理信息
可能包括：
- 域名、注册商、续费状态、域名服务器、DNS 记录和配置历史；
- 注册商或托管账户标识符和委托访问记录；
- 技术联系人和授权记录；
- 网站部署、证书、监控、备份和事件资料；以及
- 客户为完成约定任务而选择提供的凭证或访问令牌。
客户应使用 Docscope 要求的安全方式，不应通过不安全渠道发送密码或敏感凭证。
3.7 网站表单、内容和服务数据
根据服务配置，可能包括：
- 提交至 Docscope 运营表单的信息；
- 通过 Docscope 托管的客户网站提交的信息；
- 提交给 AI 服务的内容、文件、提示词、指示或资料；
- 网站内容和修改历史；以及
- 为交付、排障、保护或支持服务所需的运营数据。
除非 Docscope 已明确书面同意并安排适当保障，客户不应提交高度敏感或受监管的个人信息。
3.8 技术、使用和分析信息
可能包括：
- IP 地址；
- 浏览器、设备和操作系统资料；
- 访问日期和时间；
- 查看或使用的页面、链接或功能；
- 来源页面或离开页面；
- 根据 IP 地址推断的大致位置；
- 服务器、应用、安全和错误日志；
- 会话、认证和诊断事件；以及
- 汇总的网站或服务性能资料。
在 Docscope 运营的网站，以及启用了该功能的客户网站上，Docscope 可能使用注重隐私且不设置 Cookie 的分析工具，以了解汇总访问量和服务性能。该分析系统可能记录页面浏览、来源网址、浏览器、操作系统、设备类型和国家级大致位置，并可能短暂处理 IP 地址和用户代理信息，以生成并非用于识别个人的会话标识符。
Docscope 不会将该分析功能用于跨网站追踪或定向广告，当前配置也不会设置分析 Cookie。如某个网站日后启用 Cookie、会话记录、登录用户识别、广告像素或其他类似技术，该网站将针对实际启用的技术提供适用法律要求的额外通知或取得同意。
3.9 营销和通信偏好
可能包括：
- 适用情况下的明示或默示同意记录；
- 订阅或退订状态；
- 偏好的主题或沟通渠道；以及
- 邮件服务生成的送达状态、退信、退订操作或回复信息。
4. 信息来源
Docscope 可能通过以下来源收集信息：
- 个人或企业代表直接提供；
- 同一企业或机构内的其他获授权人员；
- 网站、表单、账户、支持渠道、会议、服务方案或付款流程；
- 要求 Docscope 提供涉及其他个人信息之服务的客户；
- 系统、日志、安全工具或服务互动自动产生；
- 支付处理商、域名或 DNS 服务商、托管服务商、邮件服务、分析服务或其他服务商；
- 公开的企业网站、专业或商业目录、公共登记册、社交媒体企业页面或其他合法公开来源；以及
- 有合法依据提供资料的推荐合作方或其他人员。
当 Docscope 使用公开业务资料识别潜在客户或制作个性化 Concept 页面时，我们会将资料限制在与该商业目的合理相关的范围内，并仅在适用反垃圾信息法律允许的情况下发送商业电子信息。
5. 我们收集、使用和披露信息的目的
Docscope 可能为以下目的处理个人信息。
5.1 沟通并评估潜在服务
我们可能使用信息来：
- 回应咨询或推荐；
- 识别并联系合适的企业联系人；
- 了解现有网站和业务需求；
- 制作或提供个性化 Concept 页面；
- 制作、说明、修改和管理个性化服务方案；以及
- 安排会议或演示。
仅查看个性化 Concept 页面，不需要开设账户或提供付款卡资料。
5.2 形成并管理客户协议
我们可能使用信息来：
- 核实代表企业行事的权限；
- 记录电子接受；
- 建立和管理账户或订阅；
- 确定服务起算日、期限、续订、取消或终止状态；
- 出具发票、收据、通知和服务记录；以及
- 保持准确的客户关系历史。
5.3 建设、托管、运营和支持服务
我们可能使用信息来：
- 设计、配置、建设、发布和更新网站；
- 连接域名，并配置 DNS、SSL/TLS、托管、监控和部署；
- 提供已接受服务方案中说明的 AI 功能、自动化、分析或集成；
- 处理支持请求、诊断问题并恢复服务；
- 管理内容修改和审批；以及
- 提供维护、监控和基础支持。
5.4 处理付款和应收账款
我们可能使用和披露账单信息来：
- 通过支付处理商发起和核对扣款；
- 管理循环付款；
- 识别失败或逾期付款；
- 发送付款通知；
- 处理拒付或付款争议；以及
- 追收依法应付金额。
5.5 保护服务并防止滥用
我们可能使用信息来：
- 认证用户并控制访问；
- 监控系统健康、可疑活动、滥用、恶意软件、垃圾信息、网络钓鱼和欺诈；
- 调查事件或违反规则的行为；
- 保存日志和证据；以及
- 保护 Docscope、客户、网站访问者、服务商和公众。
5.6 运营并改进业务
我们可能适当使用信息来：
- 了解服务性能和可靠性；
- 衡量网站或功能的一般使用情况；
- 改进工作流程、文档、支持、模板和服务质量；
- 使用经过适当限制的信息培训员工或承包商；
- 规划容量和业务运营；以及
- 在法律允许的情况下生成汇总或去标识化信息。
如利用 Docscope 可获得的信息仍可合理关联至个人，我们不会将该信息视为已去标识化。
5.7 发送服务及营销通信
我们可能发送与服务方案、付款、安全、服务变更、续订、支持和客户关系有关的运营通信。
我们仅会在加拿大反垃圾邮件法或其他适用法律允许的情况下发送商业电子信息。相关信息将包含法律要求的身份说明和退订方式。退订营销信息不会停止交易、安全、账单、服务或其他必要通信。
5.8 履行法律和专业义务
我们可能使用或披露信息来：
- 遵守适用法律、税务、会计、公司和记录保存义务；
- 回应合法要求、法院命令、搜查令或监管要求；
- 获取法律、会计、保险、安全或其他专业意见；
- 确立、行使或抗辩法律权利；以及
- 在适用隐私法律和适当保障约束下，完成拟议或已经完成的融资、重组、合并、收购或出售交易。
6. 加拿大隐私法律下的同意及其他处理依据
加拿大私营部门隐私法律一般要求在收集、使用或披露个人信息时取得有意义的同意，但法律规定的例外情况除外。
根据资料敏感程度、目的和具体情况，同意可以是明示或默示。例如，某人主动提供工作邮箱并要求 Docscope 制作服务方案时，可以默示同意我们为处理该请求而使用相关资料。对于新的、不明显的或敏感用途，我们可能要求明示同意。
除非个人具有真实选择，Docscope 不会把超出提供所请求产品或服务合理必要范围的个人信息处理同意作为提供服务的条件。
在法律允许或要求的情况下，Docscope 也可在未经同意时收集、使用或披露信息，包括某些涉及防止欺诈、债务追收、调查、法律要求、紧急情况、公开可得信息或商业交易的情形。
个人可以在给予合理通知的情况下撤回同意，但仍受法律或合同限制。撤回同意可能限制 Docscope 继续提供所请求服务的能力。撤回营销同意不会影响不需要营销同意的服务、安全、账单、法律或其他通信。
7. 服务商和其他披露
Docscope 可能向代表我们履行职能或协助提供服务的服务商提供个人信息，包括提供以下服务的机构：
- 付款处理和循环计费；
- 云基础设施、托管、存储、内容分发、备份和部署；
- 域名注册、DNS、证书和互联网基础设施；
- 邮件、通信、客户支持和文档服务；
- 安全、监控、日志、欺诈预防和事件响应；
- 注重隐私的网站分析和服务诊断；
- 在使用 AI 功能时提供 AI 模型、AI 基础设施、自动化或数据处理；
- 会计、法律、保险、审计和其他专业服务；以及
- 业务连续性、公司交易或资产转移。
服务商只能为获授权目的处理信息，并应根据资料和服务采取适当保障。在适用法律约束下，Docscope 仍对其控制的个人信息负责。
Docscope 还可能在以下情况下披露信息：
- 向客户或其获授权用户披露与该客户服务有关的信息；
- 向个人指示或授权的人员披露；
- 为保护权利、安全、系统或财产；
- 与法律程序或监管要求有关；或
- 法律另行允许或要求。
8. AI 服务商和提交内容
如已接受的服务包含 AI 功能，内容、提示词、文件或其他数据可能由 Docscope 系统或 AI 服务商处理，以完成所请求的功能。
具体数据流会因服务而异。Docscope 将为约定服务、安全、支持和合法运营目的使用相关信息。预计通过 AI 功能处理个人信息、保密信息或受监管数据的客户，应在已接受的服务方案或另行书面补充协议中确认允许处理的数据、服务商要求、留存设置和安全保障。
个人和客户不应向一般 AI 功能提交高度敏感个人信息，除非 Docscope 已明确书面批准该用途。
AI 处理可能产生不准确或意外的输出。隐私权利和相关决定不应仅基于未经人工审阅的 AI 输出。
9. 在不列颠哥伦比亚省或加拿大境外处理
Docscope 及其服务商可能在不列颠哥伦比亚省、加拿大其他地区、美国或服务商运营的其他司法管辖区处理或存储信息。
当信息在其他司法管辖区处理时，可能受当地法律约束，并可能根据当地法律被法院、执法机构、国家安全机关或监管机构访问。
加拿大隐私法律一般不禁止使用境外服务商，但 Docscope 仍对其控制的个人信息负责。我们会根据资料敏感程度和具体情况采取合理的合同、组织和技术措施，并在选择和管理重要服务商时考虑其隐私和安全做法。
个人可联系隐私负责人，了解与其资料有关的重要跨境处理的一般信息。
10. 安全保障
Docscope 采取合理的行政、技术和实体保障，旨在防止个人信息遭到未经授权的访问、收集、使用、披露、复制、修改、丢失、处置或类似风险。
根据服务和资料情况，保障可能包括：
- 访问控制和最小权限做法；
- 认证和账户管理控制；
- 传输加密及在适当情况下使用的其他加密；
- 安全托管和网络配置；
- 软件更新、监控、日志和事件响应程序；
- 人员和服务商保密义务；
- 备份、恢复和业务连续性措施；以及
- 安全删除或去标识化流程。
任何保障都无法消除所有风险。Docscope 不声称其系统或任何第三方系统绝对安全。
客户负责保护自身账户、邮箱、设备、域名注册商访问、凭证和授权用户清单，并应及时报告疑似失陷情况。
11. 代表客户网站处理的信息
客户可以使用 Docscope 托管的网站接收其访问者的咨询、表单内容或分析信息。
如客户决定收集访问者信息的原因和方式，而 Docscope 仅为提供托管、传输、存储、安全、排障或支持而处理信息，Docscope 作为客户的服务提供商。在该情况下：
- 客户负责向访问者提供适当的隐私通知并取得所需同意；
- 客户必须向 Docscope 提供合法指示；
- Docscope 可为提供、保护、维护和支持服务及履行法律要求而处理信息；
- 访问者通常应先向网站上显示的客户企业提出隐私请求；以及
- Docscope 可将请求转交客户，或按照协议和适用法律的合理要求协助客户。
Docscope 仍可能为本政策所述自身合法目的，独立控制有限的技术、账单、安全或业务管理信息。
未经事先书面约定必要的保障和责任，客户不得配置一般网站表单收集高度敏感或受监管的信息。
12. 留存与处置
Docscope 仅在实现已说明目的的合理必要期间内保留个人信息，包括提供服务、维护安全和业务记录、履行法律、税务、会计和合同义务、解决争议、追收应付款项，以及确立或抗辩法律权利。
留存期限取决于信息类型、敏感程度、服务关系、法律义务、运营需要，以及信息位于活动系统、档案、日志还是备份中。
如不列颠哥伦比亚省《个人信息保护法》要求，对用于直接影响个人决定的信息至少保存一年，Docscope 将依法保存，以使个人有合理机会申请访问。
当信息不再为法律或业务目的合理需要时，Docscope 将采用合理流程删除信息、销毁记录，或移除使其可与特定个人关联的方式。残余副本可能暂时存在于安全备份、系统日志、法律保全或灾难恢复系统中，直至按正常流程覆盖或删除。
本政策不承诺对所有信息类别统一采用某个固定留存期限。
13. 访问、更正和删除请求
个人可申请访问 Docscope 控制的、与其本人有关的个人信息，并可询问信息的使用或披露方式，但仍受适用法律例外限制。
个人还可以要求 Docscope 更正不准确或不完整的个人信息。Docscope 可能要求提供合理资料，以核实身份并定位相关记录。
请求应以书面方式发送至 [email protected]，并提供足以识别个人、其与 Docscope 的关系以及所请求信息的细节。
Docscope 将在适用法律要求的期限内回应。根据不列颠哥伦比亚省 PIPA 和联邦 PIPEDA，一般回应期限为 30 天，但法律允许延期和例外。
法律要求或允许时，访问可能被限制或拒绝，包括披露会显示他人个人信息、保密商业信息、受特权保护的信息、安全敏感信息，或与尚未完成调查有关的信息。如适当，Docscope 将说明理由及可用投诉程序。
个人可以要求 Docscope 删除个人信息。加拿大隐私法律并未在所有情形下赋予不受限制的删除权。Docscope 将评估请求，并在合理要求或适当时删除或去标识化信息；但我们可以保留为有效合同、安全、欺诈预防、法律合规、记录保存、债务追收、争议解决、备份完整性或法律索赔所需的信息。
如信息仅代表客户处理，Docscope 可将请求转交该客户，或根据客户的合法指示处理。
14. 隐私事件
Docscope 建立程序评估和处理个人信息疑似丢失、未经授权访问或未经授权披露事件。
对于经确认的事件，Docscope 将进行调查，采取合理的控制和补救措施，依法记录事件，并在适用法律要求时通知受影响个人、客户、隐私监管机构或其他机关。
15. 营销选择
个人可以使用营销邮件中的退订方式，或联系 [email protected] 退订营销邮件。
Docscope 将依适用法律处理退订请求。我们仍可发送与个人主动要求的服务方案、有效服务、账单、安全、法律通知、支持或客户关系管理合理必要的非营销通信。
16. 隐私投诉
如个人有隐私疑虑，应首先联系隐私负责人，以便 Docscope 调查和回应。
如问题未解决，个人可能有权向不列颠哥伦比亚省信息与隐私专员办公室、加拿大隐私专员办公室，或其他有管辖权的隐私监管机构投诉。
Docscope 不会因个人提出隐私疑虑或行使合法隐私权而进行报复。
17. 本政策的变更
Docscope 可以更新本政策，以反映法律、服务、技术、服务商或实际做法的变化。当前版本将显示其生效日期。
如变更重大，Docscope 将使用合理方式另行通知。如适用法律要求对新用途取得新的同意，我们将在为该新用途使用信息之前取得同意。
18. 语言与控制版本
本政策可提供英文、简体中文和加拿大法文版本。在适用强制性法律允许的最大范围内，如不同语言版本存在冲突或不一致，以英文版本为权威并优先适用。
如强制适用法律赋予个人接收、依赖或援引其他语言版本的权利，本语言条款不限制该权利。
19. 联系隐私负责人
隐私问题、撤回同意、访问请求、更正请求、删除请求或投诉，可发送至：
隐私负责人
Docscope AI Inc.
加拿大不列颠哥伦比亚省列治文市
电子邮箱：[email protected]
如确需以邮寄方式发送正式隐私函件，可通过上述邮箱索取邮寄地址。