Docscope AI

DOCSCOPE AI INC.

Politique de confidentialité

Français (Canada) • La version anglaise fait foi, sous réserve des règles impératives de la loi applicable.

Date d'entrée en vigueur : 28 août 2026

1. Qui nous sommes et portée de la présente Politique

Docscope AI Inc. (« Docscope », « nous », « notre » ou « nos ») est située à Richmond, en Colombie-Britannique, au Canada. Nous fournissons aux entreprises et aux organismes des solutions d'intelligence artificielle et le service de sites Web entièrement gérés Docscope Sites.

La présente Politique s'applique lorsque Docscope recueille, utilise ou communique des renseignements personnels dans le cadre :

  • de docscope.ai et des autres sites Web ou interfaces de service exploités par Docscope qui renvoient à la présente Politique;
  • des communications avec des clients éventuels, actuels ou anciens;
  • des pages Concept personnalisées préparées pour des clients éventuels;
  • des propositions, abonnements, comptes, activités de facturation, prestations de services, services de soutien et activités administratives;
  • des sites Web de clients hébergés par Docscope lorsque Docscope détermine la finalité d'une activité de traitement donnée; et
  • des renseignements que Docscope traite comme fournisseur de services pour un client, sous réserve de l'article 11.

La présente Politique ne remplace pas l'avis de confidentialité qu'une entreprise cliente doit fournir aux visiteurs de son propre site Web. Lorsque Docscope traite les renseignements de visiteurs uniquement selon les instructions d'un client, ce client détermine les raisons de la collecte et demeure principalement responsable de son avis et de la légalité de ses instructions.

L'expression « renseignements personnels » désigne généralement les renseignements concernant une personne identifiable. Les renseignements commerciaux qui ne concernent pas une personne identifiable ne sont pas des renseignements personnels, bien que les coordonnées professionnelles puissent néanmoins devoir être traitées avec soin et être protégées par la loi applicable selon le contexte.

2. Responsabilité en matière de protection de la vie privée

Docscope est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion, y compris ceux qu'un fournisseur traite pour son compte.

Docscope désigne un responsable de la protection de la vie privée chargé de surveiller la conformité, de répondre aux questions et aux plaintes, de coordonner les demandes d'accès ou de rectification et de maintenir des politiques et pratiques appropriées. On peut joindre cette personne à [email protected].

L'accès des employés, des contractants et des fournisseurs de services est limité à ce qui est raisonnablement nécessaire à leurs fonctions, et ceux-ci doivent protéger les renseignements confidentiels et personnels.

3. Renseignements que nous pouvons recueillir

Les renseignements recueillis dépendent de la manière dont une personne ou une entreprise interagit avec Docscope et des services utilisés.

3.1 Renseignements d'identité et coordonnées

Ils peuvent comprendre :

  • le nom;
  • le titre ou le rôle professionnel;
  • la dénomination de l'entreprise;
  • l'adresse de courriel professionnelle;
  • le numéro de téléphone;
  • l'adresse postale ou commerciale; et
  • la langue ou le mode de communication privilégié.

3.2 Renseignements sur l'entreprise et le site Web

Ils peuvent comprendre :

  • la description de l'entreprise, son secteur, ses établissements, ses heures d'ouverture, ses produits, ses services, ses menus, ses prix, ses promotions et ses coordonnées;
  • l'adresse du site Web actuel, le nom de domaine, les liens vers les médias sociaux et les inscriptions publiques;
  • l'image de marque, les logos, les photographies, les vidéos et les autres éléments commerciaux;
  • les objectifs du site Web, les pages, fonctions, intégrations et directives de contenu demandées;
  • les renseignements utilisés pour préparer une page Concept personnalisée ou une proposition de service personnalisée; et
  • les approbations, révisions, décisions de publication et configurations de service.

Certains de ces renseignements peuvent ne pas constituer des renseignements personnels, mais peuvent être liés à un propriétaire, à un employé, à un représentant ou à un travailleur autonome identifiable.

3.3 Renseignements relatifs aux propositions, aux abonnements et aux comptes

Ils peuvent comprendre :

  • la version de la proposition, la date d'acceptation, le dossier d'acceptation électronique et le représentant autorisé;
  • le forfait choisi, l'étendue des services, la date de début, la date de renouvellement et l'état de l'abonnement;
  • les identifiants de compte, les registres de connexion, les événements d'authentification, les autorisations d'accès et l'historique de sécurité;
  • les modifications, annulations, suspensions et fins de service; et
  • les dossiers nécessaires à l'administration de la relation client.

3.4 Renseignements de paiement et de facturation

Ils peuvent comprendre :

  • le nom, l'entreprise, l'adresse et le courriel de facturation;
  • les factures, reçus, montants, taxes, remises et états de paiement;
  • les identifiants de transaction et du fournisseur de paiement;
  • les dossiers de paiements refusés, de rétrofacturations, de contestations et de recouvrement; et
  • les renseignements de carte limités rendus disponibles par le fournisseur de paiement, comme la marque de la carte, son état d'expiration ou ses quatre derniers chiffres.

Docscope ne conserve ni le numéro complet d'une carte de paiement ni son code de sécurité. Ces renseignements sont traités par le fournisseur de paiement conformément à ses propres pratiques de confidentialité et de sécurité.

3.5 Communications et renseignements de soutien

Ils peuvent comprendre :

  • les courriels, messages, notes d'appel, notes de réunion et formulaires de contact;
  • les demandes de soutien, renseignements de dépannage, captures d'écran, pièces jointes et historique de résolution;
  • les préférences, plaintes, commentaires, réponses à des sondages et discussions relatives au service; et
  • les dossiers d'avis envoyés ou reçus.

3.6 Renseignements sur les noms de domaine, le DNS et l'administration technique

Ils peuvent comprendre :

  • le nom de domaine, le registraire, l'état du renouvellement, les serveurs de noms, les enregistrements DNS et l'historique de configuration;
  • les identifiants de comptes de registraire ou d'hébergement et les dossiers d'accès délégué;
  • les contacts techniques et les dossiers d'autorisation;
  • les renseignements sur le déploiement, les certificats, la surveillance, les sauvegardes et les incidents; et
  • les justificatifs d'identité ou jetons d'accès qu'un client choisit de fournir pour une tâche convenue.

Les clients devraient utiliser les méthodes sécurisées indiquées par Docscope et ne pas transmettre de mots de passe ou de justificatifs sensibles par un canal non sécurisé.

3.7 Formulaires Web, contenu et données de service

Selon la configuration du service, ces renseignements peuvent comprendre :

  • les renseignements saisis dans un formulaire exploité par Docscope;
  • les renseignements transmis par l'entremise d'un site Web de client hébergé par Docscope;
  • le contenu, les documents, les requêtes, les directives ou les fichiers fournis à un service utilisant l'intelligence artificielle;
  • le contenu du site Web et l'historique des révisions; et
  • les données opérationnelles nécessaires à la prestation, au dépannage, à la sécurisation ou au soutien d'un service.

Les clients ne devraient pas soumettre de renseignements personnels très sensibles ou réglementés, sauf si Docscope a expressément convenu par écrit de les traiter avec des mesures de protection appropriées.

3.8 Renseignements techniques, d'utilisation et d'analytique

Ils peuvent comprendre :

  • l'adresse IP;
  • les renseignements sur le navigateur, l'appareil et le système d'exploitation;
  • la date et l'heure d'accès;
  • les pages, liens ou fonctions consultés ou utilisés;
  • la page de provenance ou de sortie;
  • l'emplacement approximatif déduit d'une adresse IP;
  • les journaux de serveur, d'application, de sécurité et d'erreurs;
  • les événements de session, d'authentification et de diagnostic; et
  • les renseignements agrégés sur le rendement du site Web ou du service.

Sur les sites exploités par Docscope, ainsi que sur les sites de clients lorsque cette fonction est activée, Docscope peut utiliser un outil d'analytique respectueux de la vie privée et sans témoins pour comprendre l'achalandage global et le rendement du service. Le système peut enregistrer les pages consultées, les URL de provenance, le navigateur, le système d'exploitation, le type d'appareil et le pays approximatif. Il peut traiter temporairement l'adresse IP et les renseignements de l'agent utilisateur afin de produire un identifiant de session qui n'est pas destiné à identifier une personne.

Docscope n'utilise pas cette fonction d'analytique pour le suivi intersites ni la publicité ciblée, et la configuration actuelle ne dépose pas de témoins d'analytique. Si un site active ultérieurement des témoins, l'enregistrement de sessions, l'identification d'utilisateurs connectés, des pixels publicitaires ou d'autres technologies semblables, il fournira tout avis supplémentaire ou obtiendra tout consentement requis pour les technologies effectivement activées.

3.9 Préférences de marketing et de communication

Elles peuvent comprendre :

  • les dossiers de consentement exprès ou tacite, selon le cas;
  • l'état d'abonnement ou de désabonnement;
  • les sujets ou le canal de communication privilégiés; et
  • l'état de livraison, les rebonds, les désabonnements ou les réponses générés par un service de courriel.

4. Sources des renseignements

Docscope peut recueillir des renseignements :

  • directement auprès de la personne ou du représentant de l'entreprise;
  • auprès d'une autre personne autorisée de la même entreprise ou du même organisme;
  • par l'entremise d'un site Web, d'un formulaire, d'un compte, d'un canal de soutien, d'une réunion, d'une proposition ou d'un processus de paiement;
  • auprès d'un client qui demande à Docscope de fournir un service mettant en cause les renseignements d'autres personnes;
  • automatiquement à partir des systèmes, journaux, outils de sécurité ou interactions avec le service;
  • auprès de fournisseurs de paiement, de services de noms de domaine ou de DNS, d'hébergement, de courriel, d'analytique ou d'autres services;
  • à partir de sites Web commerciaux publics, de répertoires professionnels ou commerciaux, de registres publics, de pages professionnelles sur les médias sociaux ou d'autres sources publiques licites; et
  • auprès d'un partenaire de recommandation ou d'une autre personne légalement autorisée à fournir les renseignements.

Lorsque Docscope utilise des renseignements commerciaux publics pour repérer un client éventuel ou préparer une page Concept personnalisée, elle limite les renseignements à ce qui est raisonnablement pertinent à cette fin commerciale et n'envoie des messages électroniques commerciaux que dans la mesure permise par la législation antipourriel applicable.

5. Raisons pour lesquelles nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements

Docscope peut traiter des renseignements personnels aux fins suivantes.

5.1 Communiquer et évaluer un service éventuel

Nous pouvons utiliser les renseignements pour :

  • répondre à une demande de renseignements ou à une recommandation;
  • repérer et joindre la personne-ressource appropriée d'une entreprise;
  • comprendre un site Web existant et les besoins de l'entreprise;
  • préparer ou présenter une page Concept personnalisée;
  • préparer, expliquer, réviser et administrer une proposition de service personnalisée; et
  • fixer une réunion ou une démonstration.

Une personne n'a pas à ouvrir un compte ni à fournir des renseignements de carte de paiement uniquement pour consulter une page Concept personnalisée.

5.2 Former et administrer l'entente avec le client

Nous pouvons utiliser les renseignements pour :

  • vérifier qu'une personne est autorisée à agir pour une entreprise;
  • consigner l'acceptation électronique;
  • créer et administrer un compte ou un abonnement;
  • établir la date de début, la durée, le renouvellement, la résiliation ou l'état de fin du service;
  • émettre des factures, des reçus, des avis et des dossiers de service; et
  • conserver un historique exact de la relation client.

5.3 Concevoir, héberger, exploiter et soutenir les services

Nous pouvons utiliser les renseignements pour :

  • concevoir, configurer, créer, publier et mettre à jour des sites Web;
  • relier des noms de domaine et configurer le DNS, le protocole SSL/TLS, l'hébergement, la surveillance et le déploiement;
  • fournir les fonctions, automatisations, analyses ou intégrations d'intelligence artificielle décrites dans la proposition de service acceptée;
  • traiter les demandes de soutien, diagnostiquer les problèmes et rétablir le service;
  • gérer les modifications de contenu et les approbations; et
  • fournir la maintenance, la surveillance et le soutien de base.

5.4 Traiter les paiements et gérer les comptes clients

Nous pouvons utiliser et communiquer les renseignements de facturation pour :

  • amorcer et rapprocher les prélèvements par l'entremise du fournisseur de paiement;
  • gérer la facturation récurrente;
  • repérer les paiements refusés ou en souffrance;
  • envoyer des avis de paiement;
  • traiter les rétrofacturations ou contestations de paiement; et
  • recouvrer les sommes légalement dues.

5.5 Sécuriser le service et prévenir les utilisations abusives

Nous pouvons utiliser les renseignements pour :

  • authentifier les utilisateurs et contrôler l'accès;
  • surveiller l'état des systèmes, les activités suspectes, les abus, les logiciels malveillants, le pourriel, l'hameçonnage et la fraude;
  • enquêter sur des incidents ou des violations de politiques;
  • conserver des journaux et des éléments de preuve; et
  • protéger Docscope, les clients, les visiteurs de sites Web, les fournisseurs de services et le public.

5.6 Exploiter et améliorer l'entreprise

Nous pouvons utiliser des renseignements appropriés pour :

  • comprendre le rendement et la fiabilité du service;
  • mesurer l'utilisation générale des sites Web ou des fonctions;
  • améliorer les processus, la documentation, le soutien, les modèles et la qualité du service;
  • former le personnel ou les contractants au moyen de renseignements adéquatement limités;
  • planifier la capacité et les activités commerciales; et
  • créer des renseignements agrégés ou dépersonnalisés lorsque la loi le permet.

Docscope ne considérera pas des renseignements comme dépersonnalisés s'ils peuvent raisonnablement être rattachés à une personne au moyen des renseignements dont Docscope dispose.

5.7 Envoyer des communications de service et de marketing

Nous pouvons envoyer des communications opérationnelles au sujet des propositions, paiements, questions de sécurité, changements de service, renouvellements, services de soutien et de la relation client.

Nous n'envoyons des messages électroniques commerciaux que dans la mesure permise par la Loi canadienne anti-pourriel ou une autre loi applicable. Les messages comprennent les renseignements d'identification et le mécanisme de désabonnement exigés. Un désabonnement ne met pas fin aux communications transactionnelles, de sécurité, de facturation ou de service qui demeurent nécessaires.

5.8 Respecter les obligations légales et professionnelles

Nous pouvons utiliser ou communiquer les renseignements pour :

  • respecter les lois applicables et les obligations fiscales, comptables, corporatives et de tenue de dossiers;
  • répondre à une demande légale, à une ordonnance judiciaire, à un mandat ou à une exigence réglementaire;
  • obtenir des conseils juridiques, comptables, d'assurance, de sécurité ou d'autres conseils professionnels;
  • établir, exercer ou défendre des droits; et
  • réaliser une opération de financement, de réorganisation, de fusion, d'acquisition ou de vente projetée ou conclue, sous réserve de la loi applicable en matière de protection des renseignements personnels et de mesures de protection appropriées.

6. Consentement et autres autorisations prévues par les lois canadiennes sur la vie privée

Les lois canadiennes applicables au secteur privé exigent généralement un consentement valable pour recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels, sous réserve des exceptions prévues par la loi.

Selon la sensibilité des renseignements, la finalité et les circonstances, le consentement peut être exprès ou implicite. Par exemple, lorsqu'une personne fournit volontairement son adresse de courriel professionnelle et demande à Docscope de préparer une proposition, son consentement à l'utilisation de cette adresse pour répondre à la demande peut être implicite. Un consentement exprès peut être demandé pour une finalité nouvelle, non évidente ou sensible.

Docscope n'exigera pas un consentement à une collecte, une utilisation ou une communication qui dépasse ce qui est raisonnablement nécessaire pour fournir le produit ou le service demandé, sauf lorsque la personne dispose d'un véritable choix.

Docscope peut aussi recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements sans consentement lorsqu'une loi le permet ou l'exige, notamment dans certaines situations liées à la prévention de la fraude, au recouvrement de créances, aux enquêtes, aux demandes légales, aux urgences, aux renseignements accessibles au public ou à une opération commerciale.

Une personne peut retirer son consentement, sous réserve d'un préavis raisonnable et de restrictions légales ou contractuelles. Ce retrait peut limiter la capacité de Docscope à fournir un service demandé. Le retrait du consentement au marketing n'empêche pas les communications de service, de sécurité, de facturation, juridiques ou autres qui ne nécessitent pas un consentement au marketing.

7. Fournisseurs de services et autres communications

Docscope peut transmettre des renseignements personnels à des fournisseurs qui exécutent des fonctions pour elle ou l'aident à fournir ses services, notamment des fournisseurs de :

  • traitement des paiements et facturation récurrente;
  • infrastructure infonuagique, hébergement, stockage, diffusion de contenu, sauvegarde et déploiement;
  • enregistrement de noms de domaine, DNS, certificats et infrastructure Internet;
  • courriel, communications, soutien à la clientèle et services documentaires;
  • sécurité, surveillance, journalisation, prévention de la fraude et intervention en cas d'incident;
  • analytique Web respectueuse de la vie privée et diagnostic des services;
  • modèles d'intelligence artificielle, infrastructure d'intelligence artificielle, automatisation ou traitement de données lorsqu'une fonction d'intelligence artificielle est utilisée;
  • comptabilité, services juridiques, assurance, audit et autres services professionnels; et
  • continuité des activités, opérations d'entreprise ou transferts d'actifs.

Les fournisseurs de services ne peuvent traiter les renseignements qu'aux fins autorisées et doivent appliquer des mesures de protection adaptées aux renseignements et au service. Docscope demeure responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion, sous réserve de la loi applicable.

Docscope peut aussi communiquer des renseignements :

  • à un client ou à ses utilisateurs autorisés lorsque les renseignements se rapportent au service de ce client;
  • à une personne désignée ou autorisée par l'individu concerné;
  • pour protéger des droits, la sécurité, des systèmes ou des biens;
  • dans le cadre d'une procédure judiciaire ou d'une exigence réglementaire; ou
  • de toute autre manière permise ou exigée par la loi.

8. Fournisseurs d'intelligence artificielle et contenu soumis

Lorsqu'un service accepté comporte une fonction d'intelligence artificielle, le contenu, les requêtes, les fichiers ou d'autres données peuvent être traités par les systèmes de Docscope ou par un fournisseur d'intelligence artificielle afin d'exécuter la fonction demandée.

Le cheminement précis des données peut varier selon le service. Docscope utilisera les renseignements pour le service convenu, la sécurité, le soutien et les fins opérationnelles licites. Un client qui prévoit traiter des renseignements personnels, des renseignements confidentiels ou des données réglementées au moyen d'une fonction d'intelligence artificielle devrait faire préciser, dans la proposition acceptée ou un addenda écrit distinct, les données permises, les exigences imposées aux fournisseurs, les paramètres de conservation et les mesures de protection.

Les personnes et les clients ne devraient pas soumettre de renseignements personnels très sensibles à une fonction générale d'intelligence artificielle, sauf si Docscope a expressément approuvé cette utilisation par écrit.

Le traitement par intelligence artificielle peut produire des résultats inexacts ou inattendus. Les droits en matière de vie privée et les décisions concernant une personne ne devraient pas reposer uniquement sur un résultat d'intelligence artificielle non vérifié.

9. Traitement hors de la Colombie-Britannique ou du Canada

Docscope et ses fournisseurs de services peuvent traiter ou conserver des renseignements en Colombie-Britannique, ailleurs au Canada, aux États-Unis ou dans un autre territoire où un fournisseur exerce ses activités.

Lorsque des renseignements sont traités dans un autre territoire, ils peuvent être assujettis aux lois de ce territoire et être accessibles aux tribunaux, aux organismes d'application de la loi, aux autorités de sécurité nationale ou aux organismes de réglementation conformément à ces lois.

Les lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels n'interdisent généralement pas le recours à un fournisseur situé à l'étranger, mais Docscope demeure responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion. Docscope utilise des mesures contractuelles, organisationnelles et techniques raisonnables compte tenu de la sensibilité et des circonstances, et tient compte des pratiques de confidentialité et de sécurité des fournisseurs lors de la sélection et de la gestion de ses fournisseurs importants.

Une personne peut communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée pour obtenir des renseignements généraux sur les principaux traitements transfrontaliers qui concernent ses renseignements.

10. Mesures de sécurité

Docscope utilise des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables conçues pour protéger les renseignements personnels contre l'accès, la collecte, l'utilisation, la communication, la copie, la modification, la perte, l'élimination ou d'autres risques non autorisés.

Selon le service et les renseignements, ces mesures peuvent notamment comprendre :

  • des contrôles d'accès et des pratiques fondées sur le principe du moindre privilège;
  • des contrôles d'authentification et de gestion des comptes;
  • le chiffrement des renseignements en transit et d'autres formes de chiffrement lorsque cela est approprié;
  • une configuration sécurisée de l'hébergement et des réseaux;
  • des mises à jour logicielles, de la surveillance, de la journalisation et des procédures d'intervention en cas d'incident;
  • des obligations de confidentialité pour le personnel et les fournisseurs;
  • des mesures de sauvegarde, de reprise et de continuité; et
  • des processus de suppression sécurisée ou de dépersonnalisation.

Aucune mesure de protection ne peut éliminer tous les risques. Docscope ne prétend pas que ses systèmes ou ceux d'un tiers sont absolument sûrs.

Les clients sont responsables de la protection de leurs propres comptes, courriels, appareils, accès au registraire de domaine, justificatifs d'identité et listes d'utilisateurs autorisés, et doivent signaler rapidement toute compromission soupçonnée.

11. Renseignements traités pour les sites Web de clients

Un client peut utiliser un site Web hébergé par Docscope pour recevoir des demandes, des formulaires ou des renseignements analytiques provenant de ses propres visiteurs.

Lorsque le client détermine pourquoi et comment ces renseignements de visiteurs sont recueillis et que Docscope les traite uniquement pour fournir l'hébergement, la transmission, le stockage, la sécurité, le dépannage ou le soutien, Docscope agit comme fournisseur de services pour le client. Dans ce cas :

  • le client doit fournir aux visiteurs un avis de confidentialité approprié et obtenir tout consentement requis;
  • le client doit donner à Docscope des instructions licites;
  • Docscope peut traiter les renseignements pour fournir, sécuriser, maintenir et soutenir le service et pour se conformer à la loi;
  • le visiteur devrait normalement adresser d'abord sa demande relative à la vie privée à l'entreprise cliente indiquée sur le site Web; et
  • Docscope peut transmettre la demande au client ou lui fournir une aide raisonnable conformément à l'entente et à la loi applicable.

Docscope peut avoir la gestion distincte d'un nombre limité de renseignements techniques, de facturation, de sécurité ou d'administration d'entreprise nécessaires à ses propres fins licites, comme il est indiqué dans la présente Politique.

Les clients ne doivent pas configurer des formulaires Web généraux pour recueillir des renseignements très sensibles ou réglementés sans avoir préalablement convenu par écrit des mesures de protection et responsabilités nécessaires.

12. Conservation et élimination

Docscope conserve les renseignements personnels seulement aussi longtemps que raisonnablement nécessaire aux fins indiquées, notamment pour fournir les services, maintenir la sécurité et les dossiers d'entreprise, respecter les obligations légales, fiscales, comptables et contractuelles, résoudre les différends, recouvrer les sommes dues et établir ou défendre des droits.

La durée de conservation dépend du type de renseignement, de sa sensibilité, de la relation de service, des obligations légales, des besoins opérationnels et du fait que le renseignement se trouve dans un système actif, une archive, un journal ou une sauvegarde.

Lorsque la Personal Information Protection Act de la Colombie-Britannique exige que des renseignements utilisés pour prendre une décision qui touche directement une personne soient conservés pendant au moins un an, Docscope les conservera pendant la période exigée afin que la personne ait une possibilité raisonnable de demander l'accès.

Lorsque les renseignements ne sont plus raisonnablement nécessaires à une fin juridique ou commerciale, Docscope utilisera des processus raisonnables pour les supprimer, détruire les dossiers ou retirer les moyens permettant de les associer à une personne. Des copies résiduelles peuvent demeurer temporairement dans des sauvegardes sécurisées, des journaux système, des mises sous séquestre juridique ou des systèmes de reprise après sinistre jusqu'à leur écrasement ou leur suppression dans le cadre des processus normaux.

La présente Politique ne promet pas une durée de conservation fixe et unique pour chaque catégorie de renseignements.

13. Demandes d'accès, de rectification et de suppression

Une personne peut demander l'accès aux renseignements personnels qui la concernent et dont Docscope a la gestion, ainsi que des renseignements sur leur utilisation ou leur communication, sous réserve des exceptions prévues par la loi applicable.

Une personne peut aussi demander à Docscope de rectifier des renseignements personnels inexacts ou incomplets. Docscope peut demander les renseignements raisonnablement nécessaires pour vérifier l'identité et trouver les dossiers pertinents.

La demande doit être envoyée par écrit à [email protected] et contenir suffisamment de précisions pour identifier la personne, sa relation avec Docscope et les renseignements demandés.

Docscope répondra dans le délai prévu par la loi applicable. En vertu de la PIPA de la Colombie-Britannique et de la LPRPDE fédérale, le délai ordinaire de réponse est généralement de 30 jours, sous réserve des prolongations et exceptions permises.

L'accès peut être limité ou refusé lorsque la loi l'exige ou le permet, notamment si la communication révélerait les renseignements personnels d'une autre personne, des renseignements commerciaux confidentiels, des renseignements protégés par un privilège, des renseignements sensibles sur le plan de la sécurité ou des renseignements liés à une enquête non terminée. Lorsque cela est approprié, Docscope expliquera le motif et le mécanisme de plainte disponible.

Une personne peut demander à Docscope de supprimer ses renseignements personnels. Les lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels ne prévoient pas un droit illimité à la suppression dans toutes les circonstances. Docscope évaluera la demande et supprimera ou dépersonnalisera les renseignements lorsque cela est raisonnablement requis ou approprié, mais peut conserver les renseignements nécessaires à un contrat actif, à la sécurité, à la prévention de la fraude, au respect de la loi, à la tenue de dossiers, au recouvrement, à la résolution d'un différend, à l'intégrité des sauvegardes ou à une réclamation juridique.

Lorsque les renseignements sont traités uniquement pour un client, Docscope peut renvoyer la demande à ce client ou agir selon ses instructions licites.

14. Incidents relatifs à la vie privée

Docscope maintient des processus pour évaluer et traiter toute perte soupçonnée de renseignements personnels, tout accès non autorisé ou toute communication non autorisée.

Docscope enquêtera sur un incident confirmé, prendra des mesures raisonnables de confinement et de correction, documentera l'incident comme l'exige la loi et avisera les personnes touchées, les clients, les organismes de réglementation de la vie privée ou d'autres autorités lorsque la loi exige un avis.

15. Choix en matière de marketing

Une personne peut se désabonner des courriels de marketing en utilisant le mécanisme prévu dans le message ou en communiquant avec [email protected].

Docscope traitera les demandes de désabonnement conformément à la loi applicable. Elle peut continuer à envoyer les communications non commerciales raisonnablement nécessaires à une proposition demandée, à un service actif, à la facturation, à la sécurité, à un avis juridique, au soutien ou à l'administration de la relation client.

16. Plaintes relatives à la vie privée

Toute personne qui a une préoccupation en matière de vie privée devrait d'abord communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée afin que Docscope puisse enquêter et répondre.

Si la préoccupation n'est pas réglée, la personne peut avoir le droit de déposer une plainte auprès de l'Office of the Information and Privacy Commissioner for British Columbia, du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou d'un autre organisme de réglementation compétent.

Docscope n'exercera pas de représailles contre une personne qui soulève une préoccupation ou exerce un droit prévu par la loi.

17. Modifications à la présente Politique

Docscope peut mettre à jour la présente Politique pour tenir compte de changements apportés aux lois, aux services, aux technologies, aux fournisseurs ou aux pratiques. La version en vigueur indiquera sa date d'entrée en vigueur.

Si une modification est importante, Docscope utilisera des moyens raisonnables pour fournir un avis supplémentaire. Lorsque la loi exige un nouveau consentement pour une nouvelle finalité, Docscope obtiendra ce consentement avant d'utiliser les renseignements à cette nouvelle fin.

18. Langue et version faisant foi

La présente Politique peut être offerte en anglais, en chinois simplifié et en français canadien. La version anglaise est la version faisant foi et prévaut en cas de conflit ou d'incompatibilité, dans toute la mesure permise par les règles impératives de la loi applicable.

La présente clause linguistique ne limite aucun droit qu'une règle impérative de la loi applicable accorde à une personne de recevoir, d'invoquer ou de faire valoir une autre version linguistique.

19. Coordonnées du responsable de la protection de la vie privée

Les questions relatives à la vie privée, les retraits de consentement, les demandes d'accès, de rectification ou de suppression et les plaintes peuvent être envoyés à :

Responsable de la protection de la vie privée

Docscope AI Inc.

Richmond (Colombie-Britannique), Canada

Courriel : [email protected]

Une adresse postale pour la correspondance officielle en matière de protection de la vie privée est disponible sur demande à cette adresse électronique.